Sistem E-mel

Perkhidmatan e-mel merupakan aplikasi yang sangat penting bagi membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu sama lain dalam bentuk mesej elektronik. Pelaksanaan perkhidmatan e-mel MyGovUC 2.0 adalah dengan menggunakan platform e-mel GWS dan menyokong ciri-ciri seperti berikut:
a) Menyediakan fungsi Global Contact, Distribution List (DL), Group List, Task, dan Keep (Notes).
b) Menyokong fungsi dan perkongsian kalendar bagi kalendar peribadi dan kumpulan.
c) Menyokong fungsi untuk berkongsi dan memuat naik dokumen.
d) Keupayaan untuk melaksanakan Data Synchronization untuk e-mel, kontak dan kalender bagi capaian web dan peranti mudah alih.
e) Mengguna dan mengekalkan domain agensi sebagai alamat secondary dan domain MyGovUC sebagai alamat primary e-mel pengguna. Contoh: username.agensi@mygovuc.gov.my (primary) username@agensi.gov.my (secondary).
f) Boleh di integrasi dengan external system seperti Digital Documents Management System (DDMS).
g) Menggunakan aplikasi Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim, menerima dan menyampaikan e-mel keluar antara pengirim dan penerima. Semasa e-mel dihantar, ia dipindahkan melalui internet dari satu server ke server lain menggunakan SMTP. E-mel SMTP adalah e-mel yang dihantar menggunakan server SMTP.
h) Integrasi
Boleh berhubung dengan rakan sekerja melalui chat, hantar jemputan dalam kalendar dan tambahkan tindakan pada senarai tugas. Pengguna boleh melakukan semua tindakan tersebut dan banyak lagi tanpa menutup aplikasi e-mel.
i) Cadangan pintar untuk tugasan mudah
Tindakan yang dicadangkan seperti Smart Reply, Smart Compose, grammar suggestions dan nudges hanya dalam bahasa Inggeris dapat membantu pengguna menguruskan tugasan mudah supaya pengguna boleh menjadi lebih cekap.
j) Akses e-mel secara offline
E-mel offline membolehkan pengguna membaca, membalas, memadam dan mencari mesej e-mel apabila tidak disambungkan ke Internet.
k) Menggunakan e-mel pada mana-mana peranti
Kemudahan e-mel melalui pelbagai peranti dimana sahaja.
2) Kalendar
Pengguna boleh menjadualkan mesyuarat dan acara dengan cepat dengan menggunakan kalendar. Peringatan tentang aktiviti akan datang juga akan diberikan apabila menggunakan fungsi kalendar. Kalendar direka untuk pasukan dan memudahkan pengguna untuk berkongsi jadual dengan orang lain. Pengguna boleh membuat multiple calendar untuk digunakan bersama-sama dengan pasukan.
Fungsi yang ditawarkan adalah seperti berikut;
i. Penjadualan pintar untuk mesyuarat
Acara boleh dijadualkan dengan cepat dengan menyemak ketersediaan rakan sekerja atau layering kalendar mereka dalam satu paparan. Pengguna boleh berkongsi kalendar supaya pasukan boleh melihat butiran acara penuh atau untuk melihat jika pengguna tidak sibuk.
ii. Akses daripada komputer riba, tablet atau telefon
Lihat atau kemaskini jadual daripada telefon atau tablet. Gunakan aplikasi mudah alih yang dioptimumkan atau sync dengan built-in calendar dalam telefon.
iii. Google Calender
Kongsikan acara penting atau ketersediaan masa dengan pengguna lain dengan Google calendar.
Persidangan Dalam Talian
a) Pelaksanaan perkhidmatan persidangan dalam talian dengan ciri-ciri keselamatan, mesra pengguna, berfungsi dengan lancar dan mempunyai kualiti yang baik dengan menggunakan infrastruktur sedia ada di agensi serta boleh diakses dari pelbagai lokasi.
b) Menyediakan fungsi penjadualkan persidangan web dimana pengguna dapat memilih serta memasukkan ahli jemputan bagi menyertai persidangan tersebut.
c) Menyokong fungsi shared screen iaitu sebagai penganjur persidangan, pengguna berkenaan boleh shared screen dengan semua pengguna yang berada dalam persidangan tersebut.
d) Perkhidmatan persidangan dalam talian membolehkan komunikasi secara one-to-one (1:1) dan one-to-many (1: many) bagi pengguna MyGovUC 2.0.
e) Prestasi multi conference (1: many) berkeupayaan untuk membolehkan persidangan disertai oleh 500 pengguna serentak bagi satu persidangan (1: many).
f) Sebagai langkah keselamatan siber, semua percakapan yang dibuat semasa persidangan dalam talian ini akan di “encrypted” semasa melalui Internet.
g) Menyediakan tahap prestasi yang optimum bagi Persidangan Dalam Talian namun ini juga bergantung kepada prestasi rangkaian yang digunakan.
h) Ciri-ciri persidangan dalam talian juga turut menyokong persidangan webinar.
Mail Relay
a) Perkhidmatan Mail Relay berkeupayaan menghantar e-mel seperti notifikasi, risalah, pengumuman dan maklumat terbaru kepada pengguna dalam sesuatu masa.
b) Kemudahan Mail Relay dengan kapasiti tinggi iaitu sehingga 15 juta e-mel sebulan. Ini bergantung kepada infrastruktur dan perkakasan MyGovUC 2.0 di PDSA.
c) Kemudahan bantuan teknikal atau antaramuka yang bersesuaian untuk membantu agensi bagi membuat konfigurasi Mail Relay.
d) Konfigurasi dengan mana-mana peralatan dan aplikasi KERAJAAN yang memerlukan kemudahan Mail Relay.
Penghantaran Fail Bersaiz Besar
Ciri-ciri bagi pelaksanaan keseluruhan perkhidmatan Penghantaran Fail Bersaiz Besar merangkumi perkara-perkara berikut:
a) Penyediaan perkhidmatan untuk memudahkan penghantaran dan perkongsian fail/dokumen.
b) Perkhidmatan penghantaran dan perkongsian fail yang ditawarkan dapat berfungsi dengan baik dan ancer antara penghantar dan penerima.
c) Ruang storan yang mencukupi untuk pengguna
d) Perkhidmatan untuk memudahkan penghantaran dan penerimaan dokumen yang menyokong ciri-ciri perkongsian berikut:
i. Penghantaran fail kepada lebih dari seorang penerima dalam satu masa.
ii. Memaparkan log bagi semua aktiviti perkongsian.
iii. Menyimpan versi dokumen.
iv. Data Syncronization bagi capaian web dan peranti mudah alih.
e) Pengurusan perkhidmatan perkongsian dan pengemaskinian dokumen dan fail.
f) Simpan dan akses fail pada bila-bila masa, dimana-mana sahaja dari desktop dan peranti mudah alih pengguna.
g) Shared Drive digunakan untuk menyimpan kerja pasukan dalam ruang kongsi yang selamat dan mudah diurus. Sebarang fail yang ditambahkan pada shared drive dimiliki secara bersama oleh pasukan, oleh itu semua pengguna dapat mengikuti perkembangan terkini.
Pengarkiban Dalam Talian
Pengguna boleh unarchive e-mel dan jika e-mel yang telah diarkib dibalas, e-mel akan dipaparkan dalam e-mel yang belum dibaca. Untuk mengarkib e-mel dalam Gmail, pengguna perlu memilih e-mel (atau multiple e-mel) dan klik butang Archive.
Pengarkiban dalam Talian adalah perkhidmatan yang membenarkan akses kepada arkib secara dalam talian secara automatik terhadap emel yang telah dihantar dan diterima. Pelaksanaan perkhidmatan arkib membenarkan pengguna untuk mengarkibkan mana-mana emel.
Perincian bagi perkhidmatan pengarkiban dalam talian dan proses penyimpanan adalah seperti berikut:
i. Mengakses arkib secara dalam talian.
ii. Mengarkib secara automatik terhadap e-mel yang telah dihantar dan diterima.
iii. Menyokong pengarkiban boleh dibuat secara manual atau melalui filter.
iv. Pengarkiban e-mel menyimpan dan membenarkan untuk capaian semula data yang terkandung dalam mesej.
v. Saiz storan penyimpanan minima 10 GB diberikan kepada semua pengguna.
Perbualan Secara Berkumpulan
Perkhidmatan bagi perbualan secara berkumpulan turut menyokong ciri-ciri seperti berikut:
a) Menyimpan sejarah chat. Peserta Google Chat yang baru dan lama dapat melihat semua sejarah perbualan pada bila-bila masa.
b) Mempunyai paparan status kehadiran.
c) Membina kumpulan perbincangan (Discussion group) bagi peserta yang terlibat dalam Chat Room.
d) Real-time.
e) Data boleh di synchronized kan bagi capaian web dan peranti mudah alih.
f) Membolehkan fungsi Carian Kandungan (Search for content)
g) Paparan notifikasi (Alert’s notifications).
h) Perkongsian Fail Lampiran (File attachment and sharing) dalam format yang bersesuaian.
i) Dapat menampung minimum 5,000 pengguna serentak (concurrent user).
Kawalan Dokumen Emel
a) Read Only.
b) Tidak boleh dicetak.
c) Tidak boleh di majukan (forward).
d) Tidak boleh di ubah/kemaskini.
Information Rights Management (IRM) adalah menggunakan Gmail Confidential mode. Pengguna boleh melindungi maklumat sensitif daripada diakses tanpa kebenaran dengan menggunakan Gmail Confidential mode. Penerima e-mel dengan confidential mode tidak mempunyai pilihan untuk memajukan (forward), menyalin (copy), mencetak (print) atau memuat turun mesej termasuk lampiran. Pengguna boleh menetapkan tarikh tamat tempoh mesej, membatalkan akses pada bila-bila masa.
Portal Rasmi MyGovUC 2.0
Portal Rasmi MyGovUC 2.0 ini berfungsi sebagai platform penyampaian maklumat oleh pihak KERAJAAN. Pihak KERAJAAN akan menyediakan maklumat-maklumat yang hendak disampaikan kepada pengguna dengan memaparkan maklumat tersebut di portal ini.
Selain itu, Portal Rasmi MyGovUC 2.0 ini juga akan memaparkan dokumen-dokumen yang boleh dimuat-turun oleh pengguna sama ada pengguna dalaman ataupun luaran.
Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS)
Fungsi dan perincian bagi pelaksanaan keseluruhan perkhidmatan sistem pengurusan profil pengguna adalah seperti berikut:
a) Menguruskan pendaftaran, kemaskini, menghapus/Disable akaun pengguna Perkhidmatan MyGovUC 2.0.
i. Pengguna Biasa
ii. Pentadbir Unified Communication Agensi
iii. Super Admin
iv. Pentadbir Tukar Kata Laluan
v. Pentadbir Meja Perkhidmatan
b) Menguruskan pendaftaran, kemaskini, menghapus/Disable Unit Organisasi (OU).
c) Menguruskan pendaftaran, kemaskini, menghapus/Disable Distribution List (DL).
d) Menguruskan pendaftaran, kemaskini , menghapus/Disable Group.
e) Memaparkan maklumat berdasarkan carian kontak.
f) Menghasilkan laporan yang berkaitan.
g) Menguruskan akaun pengguna untuk semua aktiviti yang diperlukan oleh pentadbir seperti:
i. Menjana laporan dan statistik penggunaan mengikut kementerian, agensi dan akaun pengguna mengikut keperluan.
ii. Proses semakan dan pengesahan pengguna.
iii. Dashboard dan dipaparkan statistik berdasarkan capaian agensi masing- masing.
iv. Lain-lain fungsi berdasarkan keperluan semasa KERAJAAN.
h) Penyediaan fungsi yang menyimpan semua log maklumat komunikasi dan mempunyai kemudahan jejak audit (audit trail).
Sistem Pengurusan Latihan (LMS)
Sistem Pengurusan Latihan (LMS) merupakan satu platform perisian khusus bagi melaksanakan menyediakan latihan, mengisi latihan dan mengikuti latihan yang ditawarkan dalam Perkhidmatan MyGovUC 2.0. yang akan dilaksanakan oleh pihak SYARIKAT dengan kawalselia daripada pihak KERAJAAN.
Sistem Meja Bantuan (Helpdesk)
Portal Komunikasi dan Kolaboratif
Portal Komunikasi dan Kolaboratif ialah portal yang boleh melaksanakan perkongsian dokumen, interaksi, media sosial dan lain-lain. Perkhidmatan ini memudahkan pengguna melaksanakan kerja dengan menggunakan chat, berkongsi fail (Shared File) dan kekal berhubung. Melalui Portal Komunikasi dan Kolaboratif, rakan sekerja boleh menyiarkan mesej mereka sendiri dan mengikuti mesej penting yang dikongsikan oleh rakan sekerja yang lain. Perkhidmatan yang disediakan ini membolehkan pengguna berkomunikasi secara kolaboratif antara pengguna dari semua agensi yang terlibat.
Perkhidmatan ini juga mempunyai ciri-ciri berikut:
- Portal Komunikasi dan Kolaboratif bersesuaian mengikut perkhidmatan yang ditawarkan yang membenarkan komunikasi bersepadu dan kolaboratif antara agensi atau pengguna.
- Minimum saiz storan personel akan dibekalkan bagi setiap pengguna Perkhidmatan MyGovUC 2.0.
- Pelaksanaan perkhidmatan kolaboratif versi terkini yang boleh melaksanakan perkongsian dokumen, interaksi, media sosial, iklan, buletin, forum dan lain-lain.
Fungsi yang terdapat dalam Portal Komunikasi dan Kolaboratif adalah seperti berikut:
- Membina aplikasi laman web dengan mudah dengan menggunakan Google Sites. Paparan laman web boleh dikongsi kepada pengguna lain. Pengguna juga dapat bekerjasama mengemaskini laman web dengan pengguna lain melalui kebenaran akses.
- Perkongsian idea dan mendapat maklum balas segera dengan menggunakan Google Currents. Google Currents ialah papan buletin digital yang boleh membantu pekerja yang bekerja di syarikat yang sama, berkongsi fail dan dapat kekal berhubung. Dengan Google Currents, pengguna boleh menyiarkan mesej mereka sendiri, mengikuti mesej penting yang dikongsikan, serta mempunyai fungsi tag notifikasi dan profil.
Penghantaran Maklumat Terperingkat

Penghantaran maklumat terperingkat menggunakan Perkhidmatan MySCUC atau Secure Cell. MySCUC merupakan salah satu perkhidmatan MyGovUC 2.0 yang disediakan untuk tujuan penghantaran maklumat rasmi dan data terperingkat secara selamat kepada pengguna. MySCUC berfungsi sebagai medium penyimpanan dokumen berklasifikasi sulit dan terhad sebelum dihantar kepada penerima melalui pautan pada e-mel yang menggunakan fungsi confidential mode. Setiap dokumen yang dikongsi melalui pautan e-mel akan dilindungi dengan fungsi pengesahan kata laluan dan penetapan tarikh tamat tempoh pautan tersebut. Saiz ruang storan sebanyak 5GB disediakan bagi setiap pengguna MyGovUC 2.0 untuk menyimpan dokumen dalam MySCUC. Walaubagaimanapun, dokumen yang berada di MySCUC akan terhapus secara automatik selepas 15 hari dari tarikh dokumen dimuat naik.
Perkhidmatan MySCUC menggunakan fungsi confidential mode pada e-mel bagi membolehkan penghantar menetapkan tarikh tamat tempoh kandungan e-mel yang ingin dihantar. Selain itu, confidential mode turut melindungi kandungan e-mel yang dihantar daripada dimajukan (forward), disalin (copy), dicetak (print) dan dimuat turun (download) oleh pihak tertentu yang boleh mendatangkan risiko ancaman dan bahaya.
Pengguna MyGovUC 2.0 boleh mengakses perkhidmatan MySCUC di Google apps melalui menu log masuk solusi baharu pada Portal Rasmi MyGovUC 2.0 atau log masuk akaun Google Workspace (GWS) yang menyokong fungsi Single Sign-On (SSO).