1) Sistem e-mel adalah menggunakan platform Google Mail dan Google Calender. Penggunaan Google Mail akan memudahkan pengurusan kerja dengan lebih tersusun.
Perkhidmatan e-mel merupakan aplikasi yang sangat penting bagi membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu sama lain dalam bentuk mesej elektronik. Pelaksanaan perkhidmatan e-mel MyGovUC 2.0 adalah dengan menggunakan platform e-mel GWS dan menyokong ciri-ciri seperti berikut:
a) Menyediakan fungsi Global Contact, Distribution List (DL), Group List, Task, dan Keep (Notes).
b) Menyokong fungsi dan perkongsian kalendar bagi kalendar peribadi dan kumpulan.
c) Menyokong fungsi untuk berkongsi dan memuat naik dokumen.
d) Keupayaan untuk melaksanakan Data Synchronization untuk e-mel, kontak dan kalender bagi capaian web dan peranti mudah alih.
e) Mengguna dan mengekalkan domain agensi sebagai alamat secondary dan domain MyGovUC sebagai alamat primary e-mel pengguna. Contoh: username.agensi@mygovuc.gov.my (primary) username@agensi.gov.my (secondary).
f) Boleh diintegrasi dengan external system seperti Digital Documents Management System (DDMS).
g) Menggunakan aplikasi Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim, menerima dan menyampaikan e-mel keluar antara pengirim dan penerima. Semasa e-mel dihantar, ia dipindahkan melalui internet dari satu server ke server lain menggunakan SMTP. E-mel SMTP adalah e-mel yang dihantar menggunakan server SMTP.
h) Integrasi
Boleh berhubung dengan rakan sekerja melalui chat, hantar jemputan dalam kalendar dan tambahkan tindakan pada senarai tugas. Pengguna boleh melakukan semua tindakan tersebut dan banyak lagi tanpa menutup aplikasi e-mel.
i) Cadangan pintar untuk tugasan mudah
Tindakan yang dicadangkan seperti Smart Reply, Smart Compose, grammar suggestions dan nudges hanya dalam bahasa Inggeris dapat membantu pengguna menguruskan tugasan mudah supaya pengguna boleh menjadi lebih cekap.
j) Akses e-mel secara offline
E-mel offline membolehkan pengguna membaca, membalas, memadam dan mencari mesej e-mel apabila tidak disambungkan ke Internet.
k) Menggunakan e-mel pada mana-mana peranti
Kemudahan e-mel melalui pelbagai peranti dimana sahaja.
2) Kalendar
Pengguna boleh menjadualkan mesyuarat dan acara dengan cepat dengan menggunakan kalendar. Peringatan tentang aktiviti akan datang juga akan diberikan apabila menggunakan fungsi kalendar. Kalendar direka untuk pasukan dan memudahkan pengguna untuk berkongsi jadual dengan orang lain. Pengguna boleh membuat multiple calendar untuk digunakan bersama-sama dengan pasukan.
Fungsi yang ditawarkan adalah seperti berikut;
i. Penjadualan pintar untuk mesyuarat
Acara boleh dijadualkan dengan cepat dengan menyemak ketersediaan rakan sekerja atau layering kalendar mereka dalam satu paparan. Pengguna boleh berkongsi kalendar supaya pasukan boleh melihat butiran acara penuh atau untuk melihat jika pengguna tidak sibuk.
ii. Akses daripada komputer riba, tablet atau telefon
Lihat atau kemaskini jadual daripada telefon atau tablet. Gunakan aplikasi mudah alih yang dioptimumkan atau sync dengan built-in calendar dalam telefon.
iii. Google Calender
Kongsikan acara penting atau ketersediaan masa dengan pengguna lain dengan Google calendar.
